Codice Etico |
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Natura
del documento: Emissione
definitiva Approvazione: 26/10/2021 Revisione: 01 |
INDICE
1.1 FINALITA’ DEL CODICE ETICO
1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE E
DESTINATARI DEL CODICE ETICO
1.6 IL VALORE DELLA REPUTAZIONE E
DEI DOVERI FIDUCIARI
1.7 IL VALORE DELLA RECIPROCITA’
1.8 CODICE ETICO E D.LGS. 231/01
1.9 LA STRUTTURA DEL CODICE ETICO
1.10 IL VALORE CONTRATTUALE DEL
CODICE
2.1 RISPETTO DELLE LEGGI E DELLE
NORME
2.10 COINVOLGIMENTO E VALORIZZAZIONE
DEI COLLABORATORI
2.11 INTEGRITÀ FISICA E MORALE DELLA
PERSONA
2.12 SENSO DI APPARTENENZA AL
TERRITORIO
2.13 SISTEMA INCENTIVANTE E
MERITOCRATICO
2.15 QUALITÀ DEI SERVIZI E DEI
PRODOTTI
3.1.1 TRATTAMENTO DELLE
INFORMAZIONI
3.1.2 REGALI, OMAGGI E BENEFICI
3.1.3 COMUNICAZIONE ALL'ESTERNO
3.1.4 REGISTRAZIONI CONTABILI E
CONTROLLI INTERNI
3.1.4.1 TRASPARENZA E ACCURATEZZA
DELLE REGISTRAZIONI CONTABILI
3.2 CRITERI DI CONDOTTA NELLE
RELAZIONI CON I SOCI
3.2.4 VALORIZZAZIONE DELLA
PARTECIPAZIONE DEI SOCI
3.3 CRITERI DI CONDOTTA NELLE
RELAZIONI CON DIPENDENTI E COLLABORATORI
3.3.1 DIPENDENTI E
COLLABORATORI
3.3.3 COSTITUZIONE DEL RAPPORTO
3.3.4.1 VALUTAZIONE DEL PERSONALE
3.3.4.2 DIFFUSIONE DELLE
POLITICHE DEL PERSONALE
3.3.4.3 VALORIZZAZIONE E
FORMAZIONE DELLE RISORSE
3.3.4.4 GESTIONE DEL TEMPO DI
LAVORO DEI COLLABORATORI
3.3.4.5 COINVOLGIMENTO DEI
COLLABORATORI
3.3.5 INTERVENTI
SULL'ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO
3.3.7 INTEGRITÀ E TUTELA DELLA
PERSONA
3.3.9 DOVERI DEI COLLABORATORI
3.3.9.2 GESTIONE DELLE
INFORMAZIONI
3.3.9.3 CONFLITTO DI INTERESSI
3.3.9.4 UTILIZZO DEI BENI
AZIENDALI
3.4 CRITERI DI CONDOTTA NELLE
RELAZIONI CON I CLIENTI
3.4.3 I CONTRATTI E LE
COMUNICAZIONI AI CLIENTI
3.4.4 STILE DI COMPORTAMENTO
DEI COLLABORATORI
3.4.6 COINVOLGIMENTO DELLA
CLIENTELA
3.5 CRITERI DI CONDOTTA NELLE
RELAZIONI CON I FORNITORI
3.5.3 INTEGRITÀ E INDIPENDENZA
NEI RAPPORTI
3.5.4 CORRETTEZZA NELLA
GESTIONE DEI CONTRATTI
3.5.5 TUTELA DEGLI ASPETTI
ETICI NELLE FORNITURE
3.6 CRITERI DI CONDOTTA NELLE
RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ
3.6.3 RAPPORTI CON LE
ISTITUZIONI PUBBLICHE
3.6.4 RAPPORTI ECONOMICI CON
PARTITI, ORGANIZZAZIONI SINDACALI ED ASSOCIAZIONI
3.6.5 CONTRIBUTI E
SPONSORIZZAZIONI
4.1 RESPONSABILITÀ PER
L’ATTUAZIONE
4.2 COMPITI DELL’ORGANISMO DI
VIGILANZA IN MATERIA DI ATTUAZIONE E CONTROLLO DEL CODICE ETICO
4.3 COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
4.4 SEGNALAZIONI DEGLI STAKEHOLDERS
4.5 VIOLAZIONI DEL CODICE ETICO E SANZIONI
Il presente Codice Etico (di seguito il “Codice Etico” o, più
semplicemente, il “Codice”) esprime gli impegni e le responsabilità nella
conduzione degli affari e delle attività aziendali assunti dai collaboratori
(siano essi amministratori o dipendenti) delle aziende appartenenti al “mondo”
System Group.
Il marchio distintivo “System Group” rappresenta e raccoglie attorno a
sé una importante realtà imprenditoriale marchigiana nata negli anni 70
dall’intuito del Sig. Alvaro Boscarini. Da sempre le
aziende System Group partecipano allo sviluppo della Regione, privilegiando le
risorse locali e valorizzando, tramite una diversificazione avvenuta nel corso
degli anni dei servizi offerti, le realtà territoriali, come nel caso della
gestione della Baia di Vallugola o dell’apertura di
agriturismi locali.
I principi ispiratori di questa iniziativa imprenditoriale si sono
consolidati e incardinati nel corso di questi decenni e agli stessi se ne sono
aggiunti di ulteriori, dettati dal sorgere di nuove tematiche ed esigenze che
il mercato ed il mondo che ci circonda, continuamente stimolano.
Il presente Codice Etico è stato predisposto al fine di definire con
chiarezza e trasparenza l’insieme dei valori ai quali si ispirano le aziende
System Group e dei principi volti a orientare i comportamenti da adottare per
raggiungere gli obiettivi aziendali.
Il Codice Etico è uno strumento fondamentale per lo svolgimento delle
attività aziendali, la cui osservanza è imprescindibile per il corretto
funzionamento, l’affidabilità, la reputazione e l’immagine delle aziende ed i
cui principi costituiscono i fondamenti per il successo e lo sviluppo attuale e
futuro delle imprese.
Per un’efficace applicazione, il Codice Etico va inteso come uno
strumento rivolto a indurre e indirizzare, piuttosto che a imporre e
sanzionare. La corretta interpretazione delle prescrizioni del Codice fa sì che
possa aiutare ogni destinatario ad affrontare i problemi che si presentano
nell’attività di tutti i giorni, in cui temi etici, problemi organizzativi e
scelte gestionali sono strettamente connessi tra loro.
Gli organi amministrativi delle aziende System Group sono tenuti a
deliberare l’adozione del presente Codice Etico.
I principi e le disposizioni del Codice Etico sono vincolanti, senza
alcuna eccezione, per gli Amministratori, i Sindaci, i Dirigenti, i Dipendenti
e Tutti coloro che, anche se esterni alla Società, instaurino – direttamente o
indirettamente - un rapporto, stabile o temporaneo, con System Group.
Tutti i predetti soggetti, nel seguito sono
collettivamente definiti “Destinatari”. I Destinatari sono, pertanto, tenuti ad
osservare e, per quanto di propria competenza, a fare rispettare i principi e
le disposizioni del presente Codice Etico.
In nessuna circostanza la pretesa di agire nell’interesse delle
aziende System Group giustifica l’adozione di comportamenti in contrasto con
quanto disposto nel presente documento.
Il Codice Etico ha validità sia in Italia che all’estero, pur in
considerazione della diversità culturale, sociale, economica e normativa dei
vari Paesi in cui opera o dovessero operare le aziende System Group.
La mission delle aziende System Group è generare sinergie che
consentano ai professionisti della progettazione, gestione e costruzione delle
reti, di identificare System Group quale partner strategico per il loro
successo.
Le aziende System Group aspirano a mantenere e sviluppare il rapporto
di fiducia con i propri stakeholder, cioè con quelle categorie di individui,
gruppi o istituzioni il cui apporto è richiesto per realizzare la mission o che
hanno comunque un interesse nelle attività delle aziende.
Sono stakeholder coloro che compiono investimenti connessi alle
attività aziendali, in primo luogo i soci e, quindi, i collaboratori, i
clienti, i fornitori ed i partner.
In senso allargato sono inoltre stakeholder tutti quei singoli o
gruppi, nonché le organizzazioni e istituzioni che li rappresentano, i cui
interessi sono influenzati dagli effetti diretti e indiretti delle attività
delle aziende System Group, quali le comunità locali e nazionali in cui le
aziende operano (di seguito “stakeholders” o “portatori d’interesse”).
La ricerca di un rapporto corretto e trasparente con gli stakeholders
eleva, garantisce e protegge la reputazione delle aziende nel contesto sociale
in cui esse operano.
Con comportamento etico si intende il modo di agire che realizza il
sistema di valori delle aziende definito nel presente Codice.
All’opposto, non sono etici, e favoriscono l'assunzione di
atteggiamenti prevenuti e ostili nei confronti delle imprese, i comportamenti
di chiunque, singolo o organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici
della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza.
Nella conduzione delle attività aziendali i comportamenti non etici
compromettono il rapporto di fiducia tra le aziende System Group e i propri
stakeholders.
La buona reputazione è una risorsa immateriale essenziale per le
aziende System Group.
All'esterno essa favorisce l’approvazione sociale, gli investimenti dei
soci, i rapporti con le istituzioni, l'attrazione delle migliori risorse umane,
la fedeltà dei clienti, la serenità dei fornitori, l'affidabilità verso i terzi
in genere.
All'interno, essa contribuisce a prendere e attuare le decisioni senza
frizioni e ad organizzare
Il Codice Etico chiarisce i particolari doveri delle aziende System
Group nei confronti degli stakeholders (doveri fiduciari).
Il presente Codice Etico è improntato ad un ideale di cooperazione in
vista di un reciproco vantaggio delle parti coinvolte, nel rispetto del ruolo
di ciascuno.
Le aziende System Group richiedono perciò che ciascun stakeholder
agisca nei loro confronti secondo principi e regole ispirate ad un'analoga idea
di condotta etica.
Il D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, dal titolo “Disciplina della
responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle
associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'art. 11 della
legge 29 settembre 2000, n.
L’art. 6 del menzionato decreto stabilisce tuttavia che l’ente non è
responsabile in ordine a tali reati, qualora dimostri di aver adottato ed
efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, “modelli di
organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello
verificatosi”, nell’ambito dei quali sia prevista l’istituzione di un organo di
controllo, interno all’ente medesimo, con il compito di vigilare sul
funzionamento, l’efficacia e l’osservanza dei predetti modelli, nonché di
curarne l'aggiornamento.
Le linee guida promulgate ed aggiornate successivamente da diverse
associazioni evidenziano come un elemento essenziale del modello organizzativo
adottato dagli enti ai sensi del D.Lgs. n. 231 del 2001 sia costituito dal
Codice Etico, inteso come documento ufficiale dell’ente, approvato dal massimo
vertice di quest’ultimo, contenente l’insieme dei diritti, dei doveri, delle
responsabilità e delle regole comportamentali dell’ente nei confronti dei c.d.
“portatori d’interesse”, anche indipendentemente e al di là di quanto previsto
a livello normativo.
Inoltre, tali linee guida individuano alcuni principi fondamentali che
devono essere contenuti in un Codice Etico, in riferimento a comportamenti
rilevanti ai fini del D.Lgs. n. 231/2001:
a)
l’ente
deve avere come principio imprescindibile il rispetto delle leggi e regolamenti
vigenti in tutti i paesi in cui esso opera;
b)
ogni
operazione e transazione deve essere correttamente registrata, autorizzata,
verificabile, legittima, coerente e congrua;
c)
l’ente
deve attenersi ad una serie di principi base relativamente ai rapporti con gli
interlocutori dell’ente stesso.
L’adozione del Codice Etico è di importanza centrale ai fini del
corretto svolgimento delle attività aziendali e costituisce, nel
contempo, un elemento indispensabile nell’ambito della funzione di
controllo e prevenzione degli illeciti che gli enti sono chiamati ad adottare
ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001.
Il presente Codice Etico è costituito:
·
dai principi generali sulle relazioni con gli
stakeholder, che definiscono in modo astratto i valori di riferimento nelle
attività delle aziende System Group;
·
dai criteri di condotta verso ciascuna
classe di stakeholder, che forniscono nello specifico le linee guida e le norme
alle quali i Collaboratori delle aziende System Group sono tenuti ad attenersi
per il rispetto dei principi generali e per prevenire il rischio di
comportamenti non etici;
·
dalle
modalità di attuazione, che
descrivono il sistema di controllo finalizzato all'osservanza del Codice Etico
ed al suo miglioramento.
L’osservanza delle norme del Codice deve considerarsi parte essenziale
delle obbligazioni contrattuali dei dipendenti delle aziende System Group ai
sensi e per gli effetti degli articoli 2104, 2105 e 2106 del Codice
Civile (Diligenza del prestatore di lavoro, Obbligo di fedeltà e
Sanzioni disciplinari). La violazione delle norme del presente Codice lede il
rapporto di fiducia instaurato con le aziende e può portare ad azioni
disciplinari e di risarcimento del danno, fermo restando, per i lavoratori
dipendenti, il rispetto delle procedure previste dall’art. 7 della L. 300/1970 (Statuto
dei Lavoratori), dai contratti collettivi di lavoro e dal sistema disciplinare
adottati dall'impresa.
Con delibera dell’Organo Ammnistrativo di ogni singola azienda System
Group, il Codice può essere modificato ed integrato, anche sulla scorta dei
suggerimenti e delle indicazioni provenienti dall’Organismo di Vigilanza.
Di seguito sono illustrati i principi di riferimento che rappresentano
i valori fondamentali cui i destinatari del Codice devono attenersi nel
perseguimento della mission. Le disposizioni ivi contenute hanno valore
primario ed assoluto ed in nessun caso la convinzione di agire a vantaggio
delle aziende giustifica comportamenti in contrasto con i principi del Codice
stesso.
Le aziende hanno come principio imprescindibile il rispetto di leggi e
regolamenti vigenti in Italia e in tutti i Paesi in cui si trovano ad operare.
I destinatari del Codice sono tenuti al rispetto della normativa vigente.
In nessun caso è ammesso perseguire o realizzare l’interesse delle
imprese in violazione delle leggi.
Tale principio deve ritenersi operante sia con riguardo alle attività
svolte nell’ambito del territorio italiano, sia a quelle connesse ai rapporti
intercorrenti con operatori internazionali.
Le aziende System Group rifiutano inoltre il coinvolgimento con
soggetti che esercitano attività illecite o finanziate con capitali di fonte
illecita.
Le aziende si impegnano ad assicurare ai soggetti interessati un
adeguato programma di informazione e formazione sul Codice etico.
Nella realizzazione della mission, i comportamenti di tutti i
destinatari del presente Codice devono essere ispirati dall’etica della
responsabilità.
I Destinatari devono svolgere con lealtà ed efficacia le proprie
attività, con la piena consapevolezza degli effetti diretti ed indiretti che il
proprio lavoro produce.
Le aziende System Group si impegnano a promuovere la conoscenza e a
valorizzare gli effetti dei processi produttivi di cui le risorse umane
impiegate sono responsabili.
La responsabilità di ciascuno è tanto maggiore quanto più sono alte
l’autorità di cui si dispone e la discrezionalità nelle scelte.
Conseguentemente la diffusione e l’attuazione di questo Codice dipendono dall’impegno
di tutti e, in particolare, di coloro che detengono il maggior potere
decisionale e al cui comportamento è riconosciuto valore di esempio.
Tutte le attività devono essere svolte nel rispetto del principio di
onestà, rinunciando al perseguimento di interessi personali o societari e al
compimento di atti che comportino violazione della normativa vigente, del
presente Codice Etico e di regolamenti e procedure interne.
Sono da evitare situazioni attraverso le quali un dipendente, un
amministratore o altro Destinatario possa trarre un vantaggio e/o un profitto
indebiti da opportunità conosciute durante e in ragione dello svolgimento della
propria attività.
In nessun caso il perseguimento dell'interesse o del vantaggio delle
aziende System Group può giustificare un operato non conforme ad una linea di
condotta onesta.
Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i propri
stakeholders (i rapporti con i soci, la selezione e la gestione del personale,
l'organizzazione del lavoro, la gestione dei clienti da servire, la selezione e
la gestione dei fornitori, i rapporti con la comunità circostante e le
istituzioni che la rappresentano), le aziende System Group evitano ogni
discriminazione in base all'età, al sesso, alla sessualità, allo stato di
salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche e alle credenze
religiose dei suoi interlocutori.
Nella conduzione di qualsiasi attività si deve agire sempre nel
rispetto dei diritti degli interlocutori, degli impegni assunti ed evitando
situazioni ove i soggetti coinvolti nelle transazioni siano, o possano anche
solo apparire, in conflitto di interesse.
Con ciò si intende sia il caso in cui un collaboratore persegua un
interesse diverso dalla missione di impresa e dal bilanciamento degli interessi
degli stakeholders o si avvantaggi personalmente di opportunità d'affari
dell'impresa, sia il caso in cui i rappresentanti dei clienti o dei fornitori,
o delle istituzioni pubbliche, agiscano in contrasto con i doveri fiduciari
legati alla loro posizione, nei loro rapporti con le aziende System Group.
Ogni destinatario si impegna ad attuare quotidianamente e
costantemente, in qualsiasi azione, i valori e i principi di funzionamento
della Società.
Le aziende System Group si impegnano ad assicurare la trasparenza della
gestione aziendale, della comunicazione e dell’informazione.
Tutte le azioni ed operazioni devono avere una registrazione adeguata
e deve essere possibile la verifica del processo di decisione, autorizzazione e
svolgimento.
Per ogni operazione vi deve essere un adeguato supporto documentale al
fine di poter procedere, in ogni momento, all’effettuazione di controlli che
attestino le caratteristiche e le motivazioni dell’operazione ed individuino
chi ha autorizzato, effettuato, registrato e verificato l’operazione stessa.
La comunicazione oltre a dover seguire sempre le procedure stabilite,
deve essere semplice, comprensibile, tempestiva e veritiera e, se resa
pubblica, facilmente accessibile a tutti.
Le aziende System Group si impegnano a fornire informazioni complete,
trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che i portatori
d’interesse siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli
interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze che ne possono
derivare, in merito alle relazioni con le stesse aziende.
Le aziende System Group assicurano la riservatezza delle informazioni
in proprio possesso, evitando un uso improprio delle informazioni medesime, e
si astengono dal ricercare dati riservati, salvo il caso di espressa e
consapevole autorizzazione e conformità alle norme giuridiche vigenti.
Inoltre, i Collaboratori delle aziende System Group sono tenuti a non
utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l'esercizio della
propria attività.
Le aziende System Group si impegnano a realizzare ogni attività
lavorativa con l’ottimizzazione delle risorse impiegate, valorizzandole e non
sprecandole, siano esse umane, materiali, tecnologiche, energetiche o
finanziarie.
I collaboratori delle aziende System Group sono un fattore
indispensabile per il successo e per la realizzazione della mission.
Per questo motivo, le aziende System Group promuovono il
coinvolgimento del personale nel raggiungimento degli obiettivi aziendali,
riconoscono il contributo professionale delle persone in un contesto di lealtà
e fiducia reciproca, valorizzano le risorse umane allo scopo di massimizzarne
il grado di soddisfazione, di migliorare ed accrescere il patrimonio delle
competenze possedute da ciascun collaboratore. A tal fine, la predisposizione
di programmi formativi e l’assegnazione di obiettivi rappresentano il punto di
partenza per la crescita professionale di ogni collaboratore.
Le aziende System Group tutelano l'integrità fisica e morale dei
propri collaboratori, assicurando condizioni di lavoro rispettose della dignità
individuale ed ambienti di lavoro sicuri e salubri.
Le aziende System Group riconoscono alla tutela della salute e
sicurezza sul lavoro un’importanza fondamentale e imprescindibile nell’ambito
della propria organizzazione aziendale.
Conseguentemente, le aziende adottano nell’esercizio dell’impresa le
misure che, secondo la particolarità dell’attività svolta, l’esperienza e la
tecnica sono necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale
dei lavoratori.
La ricerca di vantaggi per la Società, qualora comportino o possano
comportare la violazione, dolosa o colposa, alle norme in tema di tutela della
sicurezza e salute del lavoro, non è mai giustificata.
Non sono tollerate richieste o minacce volte ad indurre le persone ad
agire contro la legge e il Codice Etico, o ad adottare
comportamenti lesivi delle convinzioni e preferenze morali e personali di
ciascuno.
Le aziende System Group partecipano allo sviluppo del territorio,
privilegiando le risorse locali e valorizzando, tramite una diversificazione
avvenuta nel corso degli anni dei servizi offerti, le realtà territoriali. Esse
sono consapevoli dell'influenza, anche indiretta, che le proprie attività
possono avere sulle condizioni, sullo sviluppo economico e sociale e sul
benessere generale della collettività, nonché dell'importanza dell'accettazione
sociale delle comunità in cui operano.
Per questo
motivo, le aziende System Group intendono condurre le attività finalizzate al
conseguimento della mission in funzione dell’apprezzamento sociale, nel
rispetto delle comunità locali e nazionali, e sostenere iniziative di valore
culturale e sociale al fine di ottenere un miglioramento della propria
reputazione e accettazione sociale.
Nella gestione dei collaboratori e dei propri dipendenti, e in
generale qualsiasi persona abbia rapporti continuativi con le aziende System
Group, viene garantito un sistema incentivante basato sulla meritocrazia e
sulla progressiva crescita sia del dipendente che dell’azienda stessa. Ogni
singola azienda è chiamata ad applicare un sistema incentivante.
Nella gestione dei rapporti che implicano l'instaurarsi di relazioni
gerarchiche, in special modo con i collaboratori, le aziende System Group si
impegnano a fare in modo che l'autorità sia esercitata con equità e correttezza
evitandone ogni abuso.
In particolare, le aziende System Group garantiscono che l'autorità
non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia del
collaboratore, e che le scelte di organizzazione del lavoro salvaguardino il
valore dei collaboratori.
Le aziende System Group indirizzano la propria azione alla piena
soddisfazione dei propri clienti, dando ascolto alle richieste che possono
favorire un miglioramento della qualità dei prodotti e dei servizi.
Si impegnano a perseguire il miglioramento della qualità e
l’innovazione dei prodotti e dei servizi, destinando attenzione e risorse
all’utilizzo di tecnologie avanzate e di tecniche innovative.
Il fenomeno della concorrenza, quando corretta e leale, porta alla
massimizzazione dell’utilità sociale attraverso l’ottimizzazione economica.
Le aziende System Group intendono sviluppare il valore della
concorrenza leale, adottando principi di correttezza e leale competizione nei
confronti sia di tutti gli operatori presenti sul mercato, sia di tutte le
risorse all’interno dell’azienda.
Le aziende System Group intendono condurre le proprie attività
rispettando, nel pieno delle proprie facoltà, gli impegni assunti nei confronti
sia dei fornitori che dei clienti, sia dei propri stessi dipendenti.
L'ambiente è un bene primario che le aziende System Group intendono
salvaguardare nello svolgimento delle proprie attività. A tal fine esse si
impegnano a gestire con criteri di tutela ambientale ed efficienza i propri
processi attraverso l’individuazione, la gestione ed il controllo degli aspetti
ambientali, nonché attraverso l’uso razionale delle risorse energetiche e la
minimizzazione delle emissioni, secondo un modello di sviluppo compatibile con
il territorio e l’ambiente.
Le informazioni degli stakeholders sono trattate dalle aziende System
Group nel pieno rispetto della riservatezza e della privacy degli interessati.
A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e
procedure specifiche per la protezione delle informazioni; in particolare le
aziende System Group:
·
definiscono
un'organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la
corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità;
·
classificano
le informazioni per livelli di criticità crescenti, e adotta opportune
contromisure in ciascuna fase del trattamento;
·
sottopongono
i soggetti terzi che intervengono nel trattamento delle informazioni alla
sottoscrizione di patti di riservatezza.
Il trattamento dei dati personali degli stakeholders (c.d.
“interessati”) avviene in conformità al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ed alle
norme nazionali applicabili.
Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa anche solo essere
interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o
comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di
qualsiasi attività collegabile alle aziende System Group.
Per regalo deve intendersi qualsiasi tipo di beneficio (partecipazione
gratuita a convegni, promessa di un'offerta di lavoro, ecc.).
Tale disposizione concerne sia i regali promessi o offerti sia quelli
ricevuti, e non ammette deroghe nemmeno in quei paesi dove offrire doni di
valore a partner commerciali è consuetudine.
In particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a rappresentanti
di governo, pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, o a loro
familiari, che possa influenzare l'indipendenza di giudizio o indurre ad
assicurare un qualsiasi vantaggio.
Gli omaggi di System Group si caratterizzano perché volti a promuovere
la brand image (immagine di marca) delle aziende System Group.
I regali offerti, salvo quelli di modico valore, devono essere
documentati in modo adeguato per consentire verifiche
e autorizzati dal responsabile di funzione, il quale provvede a darne
preventiva comunicazione. I soggetti che ricevono omaggi o benefici non
previsti dalle fattispecie consentite, sono tenuti, secondo le procedure
stabilite, a darne comunicazione all’Organismo di Vigilanza che ne valuta
l'appropriatezza e provvede a comunicare al mittente la politica aziendale in
materia.
La comunicazione delle aziende System Group verso i propri
stakeholders (anche attraverso i mass media) è improntata al rispetto del
diritto all'informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o
commenti falsi o tendenziosi.
Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le
pratiche di condotta professionale, ed è realizzata con chiarezza, trasparenza
e tempestività.
Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti
con i mass media possono essere tenuti esclusivamente con il coordinamento
della funzione preposta o della direzione generale.
Le registrazioni contabili devono essere trasparenti e basarsi su
verità, accuratezza e completezza delle informazioni per garantire
l’affidabilità del sistema amministrativo–contabile e la corretta
rappresentazione della situazione economica, patrimoniale e finanziaria
dell’azienda nei documenti interni, nei bilanci e nelle altre comunicazioni
sociali, nonché nelle informazioni rivolte agli stakeholders. Tutti i
Destinatari sono tenuti a collaborare affinché i dati di gestione siano
rappresentati correttamente e tempestivamente nella contabilità.
Le evidenze contabili devono basarsi su informazioni precise e
verificabili e devono rispettare pienamente le procedure interne in materia di
contabilità.
Ogni registrazione contabile deve riflettere esattamente ciò che
risulta dalla documentazione di supporto, da conservare con cura per
l’eventuale assoggettabilità a verifica.
Nessuna scrittura contabile falsa o artificiosa può essere inserita
nei registri contabili aziendali per alcuna ragione. Nessun dipendente può
impegnarsi in attività che determinino un tale illecito, anche se su richiesta
di un superiore.
I Destinatari che venissero a conoscenza di omissioni, falsificazioni
o trascuratezze delle registrazioni contabili o della documentazione di
supporto, devono darne immediata comunicazione al proprio superiore e
all’Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs 231/2001.
Il personale che deve elaborare stime necessarie a fini di bilancio,
dovrà operare con criteri prudenziali, supportati dalla conoscenza delle
tecniche contabili o più specifiche del settore interessato ed in ogni caso con
la diligenza richiesta agli esperti del settore.
L’esistenza di un adeguato sistema di controlli interni è un valore
riconosciuto dalle aziende System Group per il contributo che i controlli danno
al miglioramento dell’efficienza aziendale.
Per controlli interni si intendono tutti gli strumenti volti a
indirizzare, gestire e verificare le attività aziendali, per assicurare il
rispetto delle leggi e delle procedure aziendali, il raggiungimento degli
interessi aziendali e per fornire dati contabili e finanziari accurati e
completi.
Ogni livello della struttura organizzativa aziendale ha il compito di
concorrere alla realizzazione di un sistema di controllo interno efficace ed
efficiente. Tutti i dipendenti delle aziende System Group, nell’ambito delle
funzioni svolte, sono responsabili della definizione e del corretto
funzionamento del sistema aziendale di controllo. Sono tenuti a comunicare al
proprio superiore e all’Organismo di Vigilanza le eventuali omissioni,
falsificazioni o irregolarità delle quali fossero venuti a conoscenza.
A livello centralizzato è presente un Ufficio Controllo di Gestione ed
ogni azienda System Group è dotata di apposite procedure per la rendicontazione
e l’analisi dei dati.
È socio di ogni azienda System Group chi ne detiene quote di capitale
o azioni.
Le strategie delle aziende System Group sono definite e rese operative
periodicamente per mezzo dei seguenti gruppi di coordinamento:
·
COMITATO
DI DIREZIONE al quale partecipano la Proprietà e la Direzione Generale;
·
COMITATO
DI DIREZIONE ALLARGATO ai Responsabili (figure apicali e di area);
·
GRUPPI
DI COORDINAMENTO AZIENDALI composti dal Responsabile Aziendale e dai singoli
Responsabili di Funzione.
L’attività dei singoli organi sociali è improntata al pieno rispetto
delle regole sancite dallo Statuto sociale, dai Regolamenti Interni e dalla
legislazione vigente nazionale e comunitaria.
Il sistema di corporate governance è orientato:
·
alla
massimizzazione del valore dell’impresa a medio-lungo termine, al fine di
aumentarne il beneficio verso i soci e le generazioni future;
·
alla
distribuzione dei benefici secondo i dettati statutari;
·
al
rispetto dei diritti dei soci;
·
al
controllo dei rischi d’impresa;
·
ad
una gestione socialmente responsabile;
·
alla
salvaguardia del patrimonio aziendale.
L’esercizio del governo d’impresa nelle aziende System Group è
ispirato al principio di diligenza ed è incompatibile con lo sfruttamento, a
fini personali o di gruppo, delle maggiori informazioni di cui si dispone
rispetto a soci.
I soci delle aziende System Group sono impegnati a rispettare le
decisioni prese dagli organi di governo in conformità ai poteri loro conferiti.
Le possibilità di influire sul governo dell’impresa sono uguali per
tutti i soci. Non è quindi consentito che specifici gruppi di soci si
organizzino per ottenere trattamenti privilegiati in cambio di appoggio a
coloro che esercitano il governo.
Le attività delle aziende System Group
sono fondate sulla partecipazione democratica dei soci all’esercizio della
proprietà sociale e del controllo.
Per questo System Group si impegna
affinché a tutti i soci sia riconosciuta parità d’informazione, favorendo così
la partecipazione diffusa e consapevole dei soci alle decisioni di loro
competenza.
Le aziende System Group orientano la
propria attività alla soddisfazione ed alla tutela dei propri soci,
adoperandosi affinché le performance economiche siano tali da salvaguardare ed
incrementare il valore dell'impresa, al fine di accrescere l’utilità che ai
soci deriva dalla partecipazione alla Società.
Nel presente Codice si definisce dipendente o collaboratore ogni
persona che, al di là della qualificazione giuridica del rapporto, intrattenga
con le aziende System Group una relazione di lavoro finalizzata al
raggiungimento degli scopi della Società.
La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla
corrispondenza dei profili dei candidati rispetto a quelli attesi e alle
esigenze aziendali, assicurando pari opportunità per tutti i soggetti
interessati.
Le informazioni richieste in fase di selezione e assunzione sono
strettamente collegate alla verifica di aspetti previsti dal profilo
professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle
opinioni del candidato e nel rispetto del principio di riservatezza in ossequio
al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) ed alla normativa nazionale applicabile.
Nelle fasi di selezione e assunzione la funzione aziendale preposta,
nei limiti delle informazioni disponibili, adotta comportamenti per evitare
favoritismi, nepotismi, o forme di clientelismo (per esempio, evitando che il
selezionatore sia legato da vincoli di parentela con il candidato).
Alla costituzione del rapporto di lavoro ogni collaboratore riceve
accurate informazioni relative a:
·
caratteristiche
della funzione e delle mansioni da svolgere;
·
elementi
normativi e retributivi, come regolati dal contratto collettivo nazionale di
lavoro vigente;
·
norme
e procedure da adottare al fine di evitare i possibili rischi per la salute
associati all'attività lavorativa;
·
il
presente Codice Etico.
Tali informazioni sono presentate al collaboratore in modo che
l'accettazione dell'incarico sia basata su un'effettiva comprensione.
Le aziende System Group evitano qualsiasi forma di discriminazione nei
confronti dei propri collaboratori.
Nell'ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così
come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza
tra profili attesi e profili posseduti dai collaboratori (ad esempio in caso di
promozione o trasferimento) e/o sulla base di considerazioni di merito (ad
esempio assegnazione degli incentivi in base ai risultati raggiunti).
L'accesso a ruoli e incarichi è anch'esso stabilito in considerazione
delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l'efficienza generale
del lavoro, sono favorite quelle flessibilità nell'organizzazione del lavoro
che agevolano la gestione dello stato di maternità e in generale della cura dei
figli.
La valutazione dei collaboratori è effettuata in maniera allargata
coinvolgendo i responsabili, la funzione personale e, per quanto possibile, i
soggetti che sono entrati in relazione con il valutato.
Nei limiti delle informazioni disponibili e della tutela della
privacy, la funzione personale opera per impedire favoritismi, forme di clientelismo
o forme di nepotismo (ad esempio, escludendo rapporti di dipendenza gerarchica
tra collaboratori legati da vincoli di parentela).
Le politiche di gestione del personale sono rese disponibili a tutti i
collaboratori attraverso gli strumenti di comunicazione aziendale.
I responsabili operano nella prospettiva di valorizzare tutte le
professionalità presenti all’interno delle aziende System Group, attivandosi al
fine di favorire lo sviluppo e la crescita dei propri collaboratori.
In quest'ambito, riveste particolare importanza la comunicazione da
parte dei responsabili dei punti di forza e di debolezza del collaboratore, in
modo che quest'ultimo possa tendere al miglioramento delle proprie competenze
anche attraverso una formazione mirata.
Le aziende System Group, allo scopo di valorizzare le specifiche
competenze e conservare il valore professionale del personale mettono a
disposizione di tutti i collaboratori strumenti informativi e formativi a tal
fine necessari.
È prevista una formazione istituzionale erogata in determinati momenti
della vita aziendale del collaboratore (ad esempio, per i neoassunti è prevista
anche una introduzione all'azienda e al suo business) e una formazione
ricorrente rivolta al personale operativo.
Le aziende System Group puntano sulla crescita professionale dei
propri collaboratori per mezzo delle attività formative. La
responsabilizzazione dei collaboratori ed il loro coinvolgimento finalizzato
alla crescita aziendale, garantisce l’applicazione di un sistema incentivante
basato sulla meritocrazia. Ogni singola azienda è chiamata pertanto ad
applicare un sistema incentivante.
Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro dei
collaboratori richiedendo prestazioni coerenti con l'esercizio delle loro
mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.
Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto
dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque
comportamento che configuri una violazione del presente Codice Etico.
È favorito il coinvolgimento dei collaboratori nello svolgimento del
lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni
funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.
Il collaboratore deve partecipare a tali momenti con spirito di
collaborazione ed indipendenza di giudizio.
L'ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze
aziendali, consente al responsabile di formulare le decisioni finali; il
collaboratore deve, comunque, sempre concorrere all'attuazione delle attività
stabilite.
Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore
delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di
riqualificazione professionale.
Inoltre, in caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere
comunque esplicitati, il collaboratore può essere assegnato a incarichi diversi
rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le sue
competenze professionali.
Le aziende System Group si impegnano a diffondere e consolidare una
cultura della sicurezza sviluppando la consapevolezza dei rischi, promuovendo
comportamenti responsabili da parte di tutti i collaboratori.
Inoltre, operano per preservare, soprattutto con azioni preventive, la
salute e la sicurezza dei lavoratori e di tutti coloro che abbiano accesso alle
sedi e ai locali delle società.
A tal fine, realizzano interventi di natura tecnica ed organizzativa,
attraverso:
·
l’introduzione
di un sistema integrato di gestione dei rischi e della sicurezza volti ad identificare le principali criticità dei processi e delle
risorse da proteggere conformemente al D.Lgs 81/2008;
·
l’adozione
delle migliori tecnologie;
·
il
controllo e l'aggiornamento delle metodologie di lavoro;
·
l’apporto
di interventi formativi e di comunicazione.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono
deliberare l’adozione di appositi Sistemi di Gestione conformi alla norma
internazionale UNI ISO 45001. Tali sistemi di gestione saranno applicati in
maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzzazione Gestione e Controllo adottato ai sensi del
D.Lgs 231/2001.
L’integrità morale dei collaboratori è tutelata garantendo il diritto
a condizioni di lavoro rispettose della dignità della persona. Per questo
motivo le aziende System Group salvaguardano i lavoratori da atti di violenza
psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento
discriminatorio o lesivo della persona, delle sue convinzioni e delle sue
preferenze (per esempio, nel caso di ingiurie, minacce, isolamento o eccessiva
invadenza, limitazioni professionali).
La privacy del collaboratore è tutelata adottando standard che specificano
le informazioni che l'impresa richiede al collaboratore e le relative modalità
di trattamento e conservazione.
È esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti
personali e, in generale, la vita privata dei collaboratori.
Tali standard prevedono inoltre il divieto, fatte salve le ipotesi
previste dalla legge, di comunicare/diffondere i dati personali in conformità
al Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e stabiliscono le regole per il controllo, da
parte di ciascun collaboratore, delle norme a protezione della privacy.
Il collaboratore deve agire lealmente al fine di rispettare gli
obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal Codice
Etico, assicurando le prestazioni richieste.
Il collaboratore deve conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche
aziendali in tema di sicurezza delle informazioni per garantirne l'integrità,
la riservatezza e la disponibilità.
È tenuto ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio
chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di
colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.
Tutti i collaboratori delle aziende System Group sono tenuti ad
evitare le situazioni ed attività in cui si possono manifestare conflitti di
interessi e ad astenersi dall'avvantaggiarsi personalmente di opportunità di
affari di cui sono venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle
proprie funzioni.
A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare
conflitto di interessi le seguenti situazioni:
·
ricoprire
un ruolo di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di
funzione) e avere interessi economici con fornitori, clienti, o concorrenti
(possesso di azioni, incarichi professionali, ecc.) anche attraverso i familiari;
·
curare
i rapporti con i fornitori e svolgere attività lavorativa, anche da parte di un
familiare, presso gli stessi fornitori;
·
accettare
denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti
di affari con le aziende System Group.
Qualora un collaboratore si trovi in una situazione che, anche
potenzialmente, può costituire o determinare un conflitto di interessi è tenuto
a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità
previste, informa l’Organismo di Vigilanza, che ne valuta caso per caso
l'effettiva presenza.
Il collaboratore è tenuto, inoltre, coerentemente con quanto previsto
anche dal vigente contratto di lavoro, a dare informazioni al proprio
Responsabile circa le attività svolte al di fuori del tempo di lavoro, nel caso
in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con l’azienda.
Ogni collaboratore è tenuto ad operare con diligenza per tutelare i
beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le
procedure operative predisposte per regolamentarne l'utilizzo, documentando con
precisione il loro impiego.
In particolare, ogni collaboratore deve:
·
utilizzare
con scrupolo e parsimonia i beni a lui affidati;
·
evitare
utilizzi impropri dei beni aziendali che possano essere causa di danno o di
riduzione di efficienza, o comunque in contrasto con l'interesse dell'azienda.
Ogni collaboratore è responsabile della protezione delle risorse a lui
affidate ed ha il dovere di informare tempestivamente le unità aziendali
preposte di eventuali minacce o eventi dannosi.
Le aziende System Group si riservano il diritto di impedire utilizzi
distorti dei propri beni ed infrastrutture utilizzando ogni forma di sistema di
rilevazione dati e controllo operativo, nonché di analisi e prevenzione dei
rischi, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti in
materia di riservatezza delle informazioni (normativa privacy, statuto dei
lavoratori, ecc.).
Per quanto riguarda le applicazioni informatiche, ogni collaboratore è
tenuto a:
·
adottare
scrupolosamente quanto previsto dalle politiche di sicurezza aziendali, al fine
di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici;
·
non
inviare messaggi di posta elettronica minatori ed ingiuriosi, non ricorrere a
linguaggio di basso livello, non esprimere commenti inappropriati che possano
recare offesa alla persona e/o danno all'immagine aziendale;
·
non
navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi;
·
rispettare
quanto previsto dal “Disciplinare tecnico per l’utilizzo degli strumenti di
lavoro”.
È cliente chi fruisce di prodotti o di servizi delle aziende System
Group a qualunque titolo.
Le aziende System Group si impegnano a non discriminare
arbitrariamente, nello svolgimento delle proprie attività, i propri clienti.
I contratti e le comunicazioni ai clienti (compresi gli eventuali
messaggi pubblicitari) sono:
·
chiari
e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello
normalmente adoperato dagli interlocutori;
·
conformi
alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o comunque
scorrette;
·
completi,
così da non trascurare alcun elemento rilevante ai fini della decisione del
cliente.
Scopi e destinatari delle comunicazioni determinano, di volta
Lo stile di comportamento delle aziende System Group nei confronti
della clientela è improntato alla disponibilità, al rispetto e alla cortesia,
nell'ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.
Ciascun collaboratore, pertanto, dovrà:
·
osservare
le procedure interne per la gestione dei rapporti con i clienti;
·
fornire,
con efficienza e cortesia, nei limiti delle previsioni contrattuali, prodotti e
servizi di livello tale che possano soddisfare le aspettative e necessità del
cliente;
·
fornire
accurate ed esaurienti informazioni circa prodotti e servizi in modo che il
cliente possa assumere decisioni consapevoli.
Le aziende System Group si impegnano a garantire adeguati standard di
qualità dei servizi e prodotti offerti sulla base di livelli predefiniti e a
monitorare periodicamente la qualità percepita.
Si impegna ad assicurare che i servizi erogati ed i prodotti venduti
ai clienti siano caratterizzati da standard di qualità predefiniti.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono
deliberare l’adozione di appositi Sistemi di Gestione conformi alla norma
internazionale UNI EN ISO 9001. Tali sistemi di gestione saranno applicati in
maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzazione
Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
Le aziende System Group si impegnano a dare sempre riscontro ai
suggerimenti e ai reclami da parte dei clienti e delle eventuali associazioni a
loro tutela avvalendosi di sistemi di comunicazione idonei e tempestivi.
È cura di ogni singola azienda System Group informare i propri clienti
del ricevimento delle loro comunicazioni e dei tempi necessari per le risposte
che, comunque, dovranno essere brevi e definiti.
Sono fornitori coloro che forniscono beni, servizi, prestazioni e
risorse necessari alla realizzazione delle attività e all’erogazione dei
servizi.
I processi di approvvigionamento di beni e servizi sono improntati
alla ricerca
In particolare, i collaboratori System Group addetti a tali processi
sono tenuti a:
·
non
precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di
competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei
candidati criteri oggettivi e documentabili;
·
assicurare
in fase di selezione del fornitore una concorrenza sufficiente considerando una
rosa adeguata di candidati (ad esempio considerando almeno tre soggetti
giuridici); eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate.
In ogni caso, nell’ipotesi che il fornitore, nello svolgimento della
propria attività, adotti comportamenti non in linea con i principi generali del
presente Codice, le aziende System Group sono legittimate a prendere opportuni
provvedimenti fino a precludere eventuali altre occasioni di collaborazione.
La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su
rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile, forme di dipendenza.
Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
·
qualsiasi
contratto la cui esecuzione è ripetuta e/o frazionata (es.: contratti di
durata) il cui importo è significativo deve essere costantemente monitorato;
·
di
norma, sono evitati i progetti vincolanti di lungo periodo utilizzando
contratti a breve termine che comportino rinnovi con revisione dei prezzi,
oppure contratti di consulenza senza un adeguato trasferimento di know-how,
ecc.;
·
non è
ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui
sfavorevole lasciandogli intendere un successivo contratto più vantaggioso.
Per garantire la massima trasparenza ed efficienza del processo di
acquisto, System Group predispone:
·
la separazione
dei ruoli tra l'unità richiedente la fornitura e l'unità stipulante il
contratto;
·
un'adeguata
ricostruibilità delle scelte adottate;
·
la
conservazione delle informazioni nonché dei documenti contrattuali per i
periodi stabiliti dalle normative vigenti e richiamati nelle procedure interne
di acquisto.
Infine, per garantire trasparenza nei rapporti le aziende System Group
predispongono un sistema di monitoraggio degli assetti proprietari e delle
prestazioni dei propri fornitori.
La gestione dei contratti con i fornitori è fondata sulla correttezza,
evitando ogni possibile forma di abuso. Il fornitore è informato in maniera
corretta e tempestiva riguardo alle caratteristiche dell’attività, alle forme e
ai tempi di pagamento nel rispetto delle norme vigenti nonché delle aspettative
della controparte, date le circostanze, le trattative ed il contenuto del
contratto.
L’adempimento delle prestazioni contrattuali da parte del fornitore
dovrà essere conforme ai principi di equità, correttezza, diligenza e buona
fede e dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente.
Le violazioni dei principi generali del Codice Etico comportano
meccanismi sanzionatori, tesi anche ad evitare la commissione di reati
riconducibili alle attività aziendali.
A tal fine, nei singoli contratti sono predisposte apposite clausole.
In particolare, nei contratti con i fornitori di paesi a “rischio”,
definiti tali da organizzazioni riconosciute, sono introdotte clausole
contrattuali che prevedono:
·
un’autocertificazione
da parte del fornitore dell'adesione a specifici obblighi sociali (ad esempio,
misure che garantiscono ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i
principi di parità di trattamento e di non discriminazione, la tutela del
lavoro minorile);
·
la
possibilità di avvalersi di azioni di controllo presso le unità produttive o le
sedi operative dell'impresa fornitrice, al fine di verificare il
soddisfacimento di tali requisiti.
Con il termine collettività si fa riferimento al sistema composto da
territorio, comunità e istituzioni.
Per territorio si intende un determinato spazio fisico, con le sue
esigenze naturali e storiche.
Comunità è l’insieme di persone che vivono e operano sul territorio.
Le istituzioni sono gli enti che rendono possibile il funzionamento
della comunità e le altre forme di organizzazione sociale.
I criteri di condotta con la collettività sono definiti nei seguenti
paragrafi.
In materia di tutela ambientale, le aziende System Group definiscono
le politiche ambientali e di sviluppo industriale sostenibile, elaborando le
linee guida di attuazione all’interno della Società e promuovendo i seguenti
strumenti di politica ambientale:
·
rispetto
della legislazione in materia ambientale;
·
impegno
a minimizzare gli impatti ambientali negativi generati dalle attività e dagli
impianti dell’azienda;
·
assicurazione
in merito alla corretta applicazione delle tecnologie utilizzate per il
contenimento degli impatti ambientali, e, ove possibile, perseguimento del
miglioramento di tali tecnologie o l’adozione di tecnologie più avanzate;
·
coinvolgimento,
partecipazione e sensibilizzazione di tutto il personale per la piena
condivisione della politica e degli obiettivi aziendali, per lo sviluppo di una
cultura ambientale orientata alla prevenzione;
·
erogazione
a tutto il personale di adeguata informazione e formazione sui requisiti
ambientali applicabili al proprio ruolo nell’azienda e raggiungimento della
consapevolezza che un improprio comportamento può determinare impatti negativi
sull’ambiente;
·
definizione
di eventuali accordi volontari con le istituzioni e le associazioni
ambientaliste e di categoria.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono
deliberare l’adozione di appositi Sistemi di Gestione conformi alla norma
internazionale UNI EN ISO 14001. Tali sistemi di gestione saranno applicati in
maniera sinergica al presente Codice Etico ed all’eventuale Modello di
Organizzazione Gestione e Controllo adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
I rapporti con le istituzioni pubbliche, locali, nazionali ed
internazionali, volti al presidio degli interessi complessivi delle aziende
System Group e collegati all’attuazione dei loro programmi, sono riservati
esclusivamente alle funzioni ed alle responsabilità a ciò delegate.
Tali rapporti dovranno essere orientati a criteri di massima
trasparenza e correttezza, rigore e coerenza, evitando atteggiamenti di natura
collusiva.
Ove ritenuto opportuno, i singoli Organi Ammnistrativi possono
deliberare l’adozione di appositi Sistemi di Gestione conformi alla norma
internazionale UNI ISO 37001 finalizzati alla prevenzione della corruzione.
Tali sistemi di gestione saranno applicati in maniera sinergica al presente
Codice Etico ed all’eventuale Modello di Organizzazione Gestione e Controllo
adottato ai sensi del D.Lgs 231/2001.
Le aziende System Group non finanziano partiti politici sia in Italia
che all'estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni
di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica. Si
astiene da qualsiasi pressione diretta o indiretta ad esponenti politici.
Qualora, per ragioni strettamente connesse alla presenza aziendale sul
territorio, si ravvisi l’opportunità di effettuare interventi di tale natura,
la funzione competente deve richiedere parere preventivo all’Organismo di
Vigilanza, che valuterà caso per caso.
Le aziende System Group non erogano contributi ad organizzazioni con
le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi; tuttavia, è possibile
cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per specifici
progetti qualora la finalità sia riconducibile alla mission e la destinazione
delle risorse sia chiara e documentabile. La valutazione sull’opportunità
dell’iniziativa spetta alla Direzione Generale.
Le aziende System Group possono aderire alle richieste di contributi
limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente
senza fini di lucro e con regolari statuti e atti costitutivi, che siano di
elevato valore culturale, sociale o benefico o, in ogni caso, che coinvolgano
un significativo numero di cittadini.
Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del
sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono
destinate solo ad eventi che offrano garanzia di qualità o per i quali le
aziende System Group possono collaborare alla progettazione, in modo da
garantirne originalità ed efficacia.
In ogni caso, nella scelta delle proposte cui aderire deve essere
prestata particolare attenzione verso ogni possibile conflitto di interessi di
ordine personale o aziendale.
La gestione di contributi e sponsorizzazioni è disciplinata da
apposita procedura aziendale.
Tutte le attribuzioni in tema di diffusione e attuazione del presente
Codice sono riservate all’Organo Amministrativo di ogni singola azienda System
Group.
Ai fini della realizzazione delle attività necessarie ai fini
dell’applicazione del presente Codice sono assegnate specifiche competenze
all’Organismo di Vigilanza, come indicato nei successivi rispettivi paragrafi.
Con riguardo al presente Codice Etico competono all’Organismo di
Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs 231/2001, i seguenti compiti:
·
rispondere
a richieste di chiarimento sul Codice Etico;
·
verificare
l'applicazione e il rispetto del Codice Etico attraverso l’attività di
Auditing;
·
monitorare
le iniziative per la diffusione della conoscenza e della comprensione del
Codice Etico; in particolare: garantire lo sviluppo delle attività di
comunicazione e formazione; analizzare le proposte di revisione delle politiche
e delle procedure aziendali con significativi impatti sull'etica aziendale;
·
ricevere
e analizzare le segnalazioni di violazione del Codice Etico e curare la
relativa istruttoria;
·
prendere
decisioni in materia di violazioni del Codice, individuando le sanzioni da
applicare e comunicandole all’Organo Amministrativo ai fini dell’irrogazione;
·
esprimere
pareri vincolanti in merito alla revisione delle più rilevanti politiche e
procedure, allo scopo di garantirne la coerenza con il Codice Etico.
A tal fine, l’Organismo di Vigilanza valuta:
·
i
piani di comunicazione e formazione etica;
·
la
documentazione di programmazione delle attività e di successivo riscontro
predisposte dai responsabili della funzioni aziendali.
Tali attività sono effettuate con il supporto delle funzioni aziendali
interessate e, inoltre, disponendo del libero accesso a tutta la documentazione
ritenuta utile.
Il Codice Etico è portato a conoscenza degli stakeholders interni ed
esterni mediante apposite attività di comunicazione.
Allo scopo di assicurare la corretta comprensione del Codice Etico a
tutti i collaboratori, le aziende System Group predispongono e realizzano un
piano di formazione volto a favorire la conoscenza dei principi e delle norme
etiche. Le iniziative di formazione sono differenziate secondo il ruolo e la
responsabilità dei Collaboratori; per i neoassunti è previsto un apposito
programma informativo che illustra i contenuti del codice di cui è richiesta
l’osservanza.
Ogni azienda System Group provvede a stabilire per ogni stakeholder dei canali di comunicazione a cui poter rivolgere le proprie segnalazioni (ad esempio, unità responsabili del rapporto con i fornitori, il personale, i clienti, ecc.).
In alternativa, tutti gli stakeholders possono segnalare, per iscritto
e in forma anche anonima, ogni violazione o sospetto di violazione del Codice
Etico[1]
all’Organismo di Vigilanza.
L’Organismo di Vigilanza provvede ad un'analisi della segnalazione e
decide l’apertura del procedimento di accertamento. La scelta di aprire o meno
il procedimento di accertamento è sempre motivata in forma scritta.
In caso di procedimento di accertamento, l’Organismo di Vigilanza
esegue l’istruttoria, ascoltandone eventualmente l'autore, il responsabile
della presunta violazione, oltre a raccogliere ogni testimonianza utile.
L’Organismo di Vigilanza agisce in modo da garantire i segnalanti
contro qualsiasi tipo di ritorsione intesa come atto che possa dar adito anche
al solo sospetto di essere una forma di discriminazione o penalizzazione (ad
esempio, per i fornitori: interruzione dei rapporti di affari, per i
dipendenti: mancata promozione, ecc.). È inoltre assicurata la riservatezza
dell'identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge.
L’Organismo di Vigilanza, a seguito di un'opportuna analisi delle presunte violazioni del Codice Etico, emerse in conseguenza delle segnalazioni degli stakeholders e agli esiti delle eventuali procedure di accertamento, giudica se il comportamento oggetto della segnalazione possa configurarsi o meno come violazione del Codice Etico.
In caso ravvisi la violazione, l’Organismo di Vigilanza comunica
all’Organo Amministrativo dell’azienda le violazioni e i provvedimenti
conseguenti, secondo la normativa in vigore e il sistema disciplinare adottato
dalla Società.
Le competenti funzioni aziendali, attivate dall’Organo Amministrativo,
applicano i provvedimenti, ne curano l'attuazione e riferiscono l’esito
all’Organismo di Vigilanza.
[1] Le
segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità:
a)
e-mail all’indirizzo: odv@tubi.net
b)
lettera all'indirizzo: Via Foglia, 11 - 61026 Lunano
(PU)